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医療事務のシフト作成は複雑で大変?作成するコツを考えてみた

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シフト作成はどの業種でもある仕事だと思います。

アルバイトスタッフや社員のシフト作成業務は結構大変で、業務の負担が多いイメージです。

うちの歴代のシフト作成担当者も、かなり苦労して作っていましたので、どうにか効率よくシフトを作成できないか、考えてみました。

 

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シフト作成業務が僕にまわってきた

これまで、シフト作成業務は係長が行ってくれていました。

しかし、この夏で二人の係長が急遽退職(おめでたいことに結婚)となる予定のため、僕にシフト作成業務がまわってくることになりました。

 

職場を辞めることは一切引き止めませんし、ましてやおめでたいことです。

快く業務の引き継ぎを受けることにしたので、シフト作成業務についてちょっと考えてみました。

 

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シフト作成業務はみんなが苦しんでいる

シフト作成キーワード

これは、ブログ記事を書くときにいつも使っている、関連キーワード取得ツールの画面です。

あるキーワードに対して検索されている、関連キーワードを抽出することができます。

 

「シフト作成」で調べてみましたが、

大変、辛い、疲れた、苦手、不満、複雑、下手

など、ネガティブな検索キーワードがたくさんありました。

 

結構な人がシフト作成に苦しめられているんだなーと感じますねw

 

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シフト作成業務の流れ

まずは、1か月分のシフト表が完成するまでの流れを確認してみます。

 

今の流れはこんな感じ

  • 毎月半ばにシフト希望を配布
  • 希望がある程度集まったらシフト表に入力
  • メンバー構成を見ながら修正
  • シフト配布

 

簡単そうに見えますが、問題点がめちゃくちゃあるんですね。

 

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シフト作成の苦悩その1:休み希望が好き放題

愚痴みたいになってしまいますが、好き放題に休み希望をぶち込んできます。

もちろん、週休、有給も取得しないといけないので、休ませないとダメですが、、、

 

KOJI
え...この時期にこんな休むかい…?

 

ってことが結構あります。

休む代わりに誰か代行者を手配しているならまだOKですが、そうでもない時があります。

 

こうなるとお手上げ!w

 

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シフト作成の苦悩その2:若手が多いためパワーバランスが難しい

若手は、安心して任せられる能力に達するまでは先輩となるべく業務を行ってもらいます。

うちの特徴としては、若手が異様に多く、先輩職員が少ないです。

 

レベルに例えると、こんな割合↓

  • レベル5:5%
  • レベル4:5%
  • レベル3:10%
  • レベル2:50%
  • レベル1:30%

バリバリできるレベル3以上の職員が20%くらいで、

8割はレベル2以下、独り立ちできるのはまだまだな子たちばかり。。

 

早く成長してほしいものですが、最近は成長スピードが遅くてこまっています。

そんなことから、シフトのパワーバランスを調整するのが難しいです。

 

シフト作成の苦悩その3:受付以外の業務にスタッフが取られる

一番はコレ。

基本的な受付・会計・入力・保険証確認等の業務だけであれば簡単にできるのですが、

その他の業務に駆り出されるので人がいなくなってしまいます。

 

  • 外来クラーク業務
  • 個人で持っている業務を午前中にやりたいから、フリーにしてほしいという要望
  • 会議の準備
  • 院内コンセルジュ対応

など、様々な業務が重なって、医事課から人が消えていきます。

 

総勢40名くらいいますが、

診察時間帯に主に医事課にいるのは5~8人程度です。

 

 

結論シフト作成のコツは?

今回退職者が出たことで大打撃を受けています。

今後の対策

  • 休み希望は代役を立ててから申請する。
  • レベル2の若手の育成⇒レベル3へ
  • 業務分担の整理(無駄の排除)

まずはこんな感じかなと思います。

休み希望についても、全部希望通り聞いてられないので、無理な場合はあきらめてもらう可能性だってあります。

これから夏季休暇を取得する人が増えてくるので、恐ろしいですが。。

 

今回、シフトが完成するまでに1週間くらいかかっているので、もっと短縮したいですね。

できれば半月ごととかで出していった方がやりやすいのかな?

いろいろ試しながら良い方法を見つけていきたいと思います。

 

 

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最後まで読んでいただきありがとうございました。
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KOJI

医療事務とアフィリエイトで生計を立てる京都出身の30代 医療事務業務を最適化したいと思いイジブログを立ち上げました。医療事務業務に役立つ情報をまとめてます。

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