医療事務のお仕事

医療事務の業務分担は適正?やみくもに雇用するのは逆効果です

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人員補充、本当に必要ですか?

昨年度で、11名の退職者があり、13名を新規採用しました。

なぜ2名多いかというと、「この先退職希望が出るから、先を見据えている」とのことです。

現在の医事課はというと、

人で溢れかえり、受付はパンク状態です。

そんなに受付の配置にいらんでしょってくらいに多いです。

でも新人の横について教えなければいけないので、先輩も一緒に受付に立ちます。

そもそも、医事課にそんなに多くの人が必要なのでしょうか?

人が増えて忙しい

「なんだか余計に忙しい」という声がよく聞こえます。

人が少ない時も忙しかったですが、

人が多いと忙しい。

結局は人員を増やしても問題は解決しないです。

「なぜ忙しいのか?」

「じゃあどうすればいいか?」

原因を分析しないと解決につながりません。

ここで、安易に『人を増やそう』と踏み切ってしまったのが失敗です。

医療事務の業務配置は適正か?!

それぞれの能力に合った、業務配置は適正にされているのか?

過度に分担されていないか?

運用しやすい業務分担になっているかを改めて整理する必要があります。

能力の低い人に過剰に割り当てられていたり、

逆に能力の高い人に業務が割り当てられていなかったりします。

さらに、同じような業務を、何人もの人が行っていたりすると管理が難しくなります。

同系統の業務についてはどこかで一元化し、担当者が束ねてもらうことで解決します。

x関連業務はAさんBさんCさんが担当でまとめる。

y関連業務はDさんEさんがまとめる。

例えば、クラークの配置などは

医事課から独立させる必要があります。

医師事務作業補助加算の届出をするのなら、専従にした方が管理しやすいです。

”クラーク課”のようなチームを作って、

一元的に管理するのがいいです。

当院では、医事課からクラーク人員を出しているので、

クラークが休んだり、退職したりすると医事課から誰かクラークに行ってもらわなければなりません。

医事課職員の業務が増える→退職→医事課職員の業務が増えるの繰り返しです。

まとめ

人員を増員する前に、

組織の業務の適正化を行うことが重要です。

今の業務体系のままで本当にやっていけるのでしょうか?

・退職者が毎年後を絶たない

・いつまでたっても忙しく落ち着かない

こんな状態であれば、現状の体制を見直す必要が十分にあると思います。

担当業務変更なんかは頻繁にあるでしょうから、しっかりと管理していなければ、

その場しのぎの対策では後で組織の体系が崩れていきます。

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